Una vez que una plantilla está lista, puedes publicarla y generar con ella el documento final para un empleado concreto.
¿Para qué sirve esta función? #
Convierte una plantilla en un documento real, ya con los datos del empleado, y lo guarda en su carpeta de documentos; si lo prefieres, también puede enviarse por email al empleado con el documento adjunto.
Antes de empezar #
Ten la plantilla ya creada, ya sea una de ejemplo o una propia.
Cómo publicar y generar el documento #
- Ve a CONFIGURACIÓN > Plantillas de Documentos y abre la plantilla.
- Si está en Borrador, pulsa Publicar (arriba a la derecha) para que pase a estado Publicada.
- Baja hasta la sección Generar para empleado.
- En Seleccionar empleado de ejemplo, busca y elige el empleado para el que quieres generar el documento.
- En Seleccionar carpeta de destino, elige la carpeta donde se guardará (por ejemplo, Comunicados).
- Pulsa Generar y guardar para guardarlo solo en la carpeta del empleado, o Generar y enviar para guardarlo y, además, enviarlo por email al empleado con el documento adjunto.
Cómo comprobarlo #
- En la ficha del empleado, ve a Nóminas y Registros > Documentos > Mis Documentos > (la carpeta elegida): ahí aparece el documento generado.
- El envío del email no queda reflejado dentro de la aplicación. Si el empleado dice que no le ha llegado, pídele que revise también la carpeta de Spam o Correo no deseado antes de generarlo y enviarlo de nuevo.
Importante #
El aviso por email que recibe el empleado al usar “Generar y enviar” es el que se configura en “Configurar el email de las plantillas de documentos”: es un único formato para toda la empresa, no uno por cada plantilla.
“Generar y enviar” no es lo mismo que pedir la firma del documento: genera el archivo, lo guarda en la carpeta elegida y envía un email de aviso al empleado con el PDF adjunto, pero no lo deja pendiente de firma. Si el empleado tiene que firmarlo, es necesario enviarlo para firma como paso aparte.
Consejos de uso #
- Publica la plantilla solo cuando su contenido esté revisado: mientras esté en Borrador, trátala como un trabajo en curso.
- Usa Generar y enviar cuando quieras que el empleado reciba automáticamente un email con el documento adjunto; usa Generar y guardar si prefieres avisarle tú mismo o revisarlo antes.